Поскольку в моем резюме в достижениях на последнем месте работы стоит такая строка:

• На должности исполнительного директора произведено внедрение системы учета производительности работы и управления временем. Для внедрения была выбрана система GTD, автор Девид Аллен. (мое полное резюме)  

то решил предоставить несколько рекомендаций для тех кто решил применить систему в своей работе.

Прежде, чем вы начнете читать мои записи обязательно ознакомьтесь со следующими источниками, иначе не будет понятна суть моих действий:

Девид Аллен GTD - посмотреть эту супер книгу

Тайм-менеджмент и прочее. Произвел: Вася Кислый. (http://time-mngmnt.narod.ru/)

Г. Архангельский «Тайм-менеджмент на Outlook 2007. Формула времени». Только для понимания работы в outlook, самого Архангельского не рекомендую. посмотреть эту книгу

Я начал использовать систему outlook 2007, но выскочило несколько неприятных глюков (проблемы с кодировками писем, сбои при синхронизации или долгая синхронизация) сильно мешающих в работе и я вернулся на outlook 2003.

Что я использовал в OUTLOOK:

Письма – я использовал как хранилище переписки.  

Контакты – хранилище контактов.

Задачи – список дел в категориях.

Дневники – вкладываются в дела – измерители сколько я трачу на каждое дело, внутри дневников хранилище данных по делу.

Папки "справ" у меня нет, т.к. все справочные материалы сразу вкладываются в дела. Если это справочный материал для какого то бесконечно далекого дела, то все равно, это уже дело.

Принцип работы.

Новые дела:

Внесение новых дел с обязательной отметкой начала и конца, категории, краткого описания что я подразумеваю под этим делом и создания дневника по делу и вложения его в дело. Практически все дела имеют напоминалку критического момента, когда точно на него я должен обратить внимание. У меня не получалось обращать внимание на дело раньше чем срабатывала напоминалка, и потому я почти сразу стал ставить дату когда я планирую этим делом заняться. Это меня устроило больше. Эта дата в любом случае стояла раньше чем предельный срок.

• Создание категорий дел разделено на такое количество кликов мышью, что поначалу я не пользовался категориями, так неудобно их создавать и потом пользоваться.  
• Нет отдельного поля планируемое время на выполнение дела.  

Обработка существующих дел:

Далее, после внесения дел, я открываю окно «напоминалка» - и выполняю дела в списке напоминалки.

Важный момент – вы не тратите дела на деление важное срочное – вы просто выполняете все дела, которые есть в списке. В этом я больше симпатизирую идеиям аллена, чем например, эйзенхауэру.

Процесс – открывается дело из окна напоминалки, в нем запускается дневник, пошло время отсчета работы над делом. В окне я вписываю все что сделал по данному делу причем последнее всегда вверху. Так я всегда не прокручивая вниз вижу последнюю информацию по делу. История дел уходит вниз.

• Напоминалка не категоризует дела. Т.е. дела из одной категории (например, «позвонить») отображаются не все вместе. В напоминалке нельзя отфильтровать дела.  
• Не хватает организации информации в дневнике – отсортировать по порядку и т.п.  
• не хватает автоматической простановки даты новой записи и отделения записей одна от другой.  
• Контакты сложно привязываются к записи: новый контакт надо сначала создать, а потом привязать к делу.
• Неудобно до телефонного номера добираться.  

Если было дело из серии «позвонить» то очень помогала система организации связи в офисе (IP телефония), когда я нажимал на номер в контакте – и компьютер сам набирал номер и потом оповещал звонком мне на телефон что есть ответ с той стороны линии. Т.е. для меня это выглядело так: открыл дело, запустил таймер дневника, нажал номер и через несколько секунд у меня на столе звонит телефон (или мобильник, если я не в офисе), я поднимаю трубку, а на той стороне линии мой собеседник.

• Если был открыт какой-то документ на весь экран или открыто много окон, то окно дневника может потеряться. Было бы полезно, что бы он регулярно «всплывал» вверх, например, каждые 30 минут.  

Далее я веду разговор или вношу действия которые сделал. Обязательно пишу о чем мы говорили, на какой срок договорились и т.п. Если это срок перезвонить – ставлю новую напоминалку в Деле. Закончив дело, я пишу итоги (если дело и правда закончено) – например Дело «заменить батарейку в часах» - тут и писать не особо надо – можно нажать сразу дело завершено. Если дело не завершено, а сделана только запланированная часть на сегодня – пишу планчик что буду делать в следующий раз. Далее проверяю напоминалку следующего раза. И нажимаю сначала закрыть и сохранить дневник. Далее нажимаю закрыть и сохранить Дело.

• Тут неудобно то, что дело может быть закрыто даже если вложения открыты. Это может привести к потере только что введенной информации.  
• Дела могут быть только Револьверными т.е. одно за другим. Нельзя поставить несколько напоминалок одному делу, если несколько действий происходят одновременно. Например. Дело приготовить корпоратив. Я поручил одному вести одно, второму второе третьему третье. Первый сказал свяжемся в обед, второй в четверг, третий через неделю. Продолжить я могу только после завершения трех этих дел. Т.е. Я бы с радостью в дело сунул еще три дела с тремя напоминалками. А нет. В аутлуке не работают напоминалки дел, вставленных в другие дела. Если я хочу пользоваться напоминалками я должен создать три отдельных дела, либо не пользоваться тремя напоминалками.

Отчетность.

Каждый вечер я нажимал кнопку завершенные за неделю, пробегаю глазами что сделано и скидываю завершенные дела в отдельную папку «завершенные».  

• Настройка фильтра для сортировки завершенных дел неудобная настолько, что я в конечном итоге перешел к использованию кнопки «отобразить завершенные дела за неделю».  
• Изначально посмотреть, сколько я потратил сегодня времени на выполнение всех завершенных дел сегодня – невозможно в принипе. Так же невозможно просто увидеть какие были окна в делах.  
• Outlook в принципе не имеет механизмов отчетности по затраченному времени на дела.  
• Я не понял, как можно синхронизовать Дела и календарь.  
• Нет счетчика дел. Т.е. я не нашел даже – как увидеть, например сколько я строк выделил в задачах.

Поддержание работоспособности системы.

Пятницу каждой недели я распечатываю список ВСЕХ задач в формате таблица и далее Пробегаю до понедельника по списку, что то вычеркивается, что то появляется новое. Каждое утро или предыдущий вечер распечатывается список что завтра я буду делать. Список анализируется за чашкой кофе или чая.

• Настроить фильтр «отобразить все дела которые завтра будут напомнены» как и фильтр «отобразить все дела которые подходят к концу срока выполнения» если и удалось настроить то методом шаманских действий, которые я не могу обьяснить.  
• Так и не понял, как распечатать список дел с кратким описанием взятым из первых 2х строчек дела. Потому что при пробегании списка иногда непонятно что я имел ввиду описывая заголовок.  

Быстрые переключения. Поиск. Работа по схеме GTD.

Для быстрых переключений у меня распечатана табличка быстрых клавиш outlook, для работы по схеме GTD – распечатана схема из книжки.

• Кнопка поиска в задачах неудобна, нет окна быстрого поиска, невозможно перенести поле поиск в другую часть окна, кроме как над списком. Опция Расширенный Поиск непонятен в принципе.  
• К сожалению процесс действий никак не синхронизован по схеме Аллена. Например было бы приятно напоминание через 2-3 минуты после открытия нового дела, что я трачу время больше, чем обычно на запись нового дела.  
• Если я отвлекся – то бывает проще закрыть все вложения и открыть заново, т.к. я забыл о чем шла речь, но кнопки быстрого закрытия сначала вложений, а потом дела – нет. Это сильно отнимает время. 5 дел с пятью вложениями – займут у вас минимум 15 минут. И при этом закрытие каждого дела и вложений – займет почти 5 минут. Т.е. треть. Я утрирую, что бы отметить это неудобство.  

Теперь общие замечания по работе с системой:

1. Система не будет работать если вы не фанат всяких компьютерных программ, т.е. само ведение и организация дел «по Аллену» сам процесс тоже должен приносить удовольствие, иначе эта система быстро надоест… неудобностью организации с помощью outlook. Сбои, глюки, недоразумения – все это демотивирует.  
2. Я пользовался outlook только потому что система работы в компании была завязана на Microsoft exchange, мне была удобна система синхронизации.  
3. В системе ГТД нет деления на дела которые надо учитывать и которые не надо. Абсолютно все следует вписывать, однако можно категоризировать дела типа «Дом», типа «работа» и т.п.  
4. В оутлуке нет автоматического старта времени, когда я запускаю работу с одним делом. Потому приходилось хитрить – в дело вкладывать дневник, в дневник вкладывать все записи по делу. Т.е. открываю очередное дело, открываю дневник, он автоматически стартуется, делаю дело, записываю что сделал, закрываю дневник, закрываю дело. Это важно. Закрыв дело не закрыв дневник – в 2003 outlook не сохранялись изменения вложения. Т.е. в оутлуке хранятся не ссылки на обьекты а сами обьекты. Если это можно было бы изменить, но я не разобрался как.  
5. При создании дела очень неудобна система категоризации. Выпадающий список мне нравится больше.  
6. При открытии окна новое ДЕЛО, удобнее когда дата начала автоматически ставится, но в аутлуке я не могу поставить только дату начала. Он автоматически ставит дату конца тоже.  
7. Удобно что внутрь дел я могу вложить ВСЕ документы. У меня не так много после этого файлов.  
8. Удивительно, но многие отметили мою зависимость от этой системы. Т.е. после внедрения ее в жизнь она становится неотьемлемой системой, так же как дыхательная или пищеварительная.  

Мне понравилась эта система ведения дел. В среднем в неделю у меня около 600 дел, сделано около 200, т.е. треть. Приятно что система очень очевидна. Например, я недоволен сегодняшним днем и ощущением что мало сделано, но сделал 32 дела. А завтра я всем доволен, но сделано всего 18 дел. Отсюда видно, что моя производительность не зависит от настроения. И это может поддержать как раз когда плохое настроение или использовать эмоциональный подьем для выполнения еще дополнительного количества дел.

Впервые статья опубликована на сайте razdatki.ru

и в моем ЖЖ

Просмотров: 439

Автор: Максим Данилов

Дата: Вторник, 09 Марта 2010